Փաստաթղթերի կառավարման համակարգ
 

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգ

Ներածություն

Այսօր, փաստաթղթերի կառավարման համակարգերն աջակցում են փաստաթղթի վրա հիմնված տեղեկատվության կառավարման կենսափուլին: Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հապավումն է ՓԿՀ: Այս համակարգերը բաղկացած են մի շարք տեխնոլոգիական լուծումներից: ՓԿՀ գործառույթները ներառում են փաստաթղթերի հավաքագրում, դասակարգում, ինդեքսավորում, տարբերակների կառավարում, սպասարկում, օգտագործում, անվտանգություն ու պահպանում:

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը, սակայն, նախագծված է բիզնեսի էլեկտրոնային ֆայլերի վարումը բարելավելու համար: Խնդիրն այն է, որ շատ փոքր բիզնեսներ գործ ունեն հնացած թղթի վրա տվյալների և էլեկտրոնային ֆայլերի խառնուրդների հետ, և շատ դեպքերում, թղթի վրա տվյալների համամասնությունը շատ ավելի մեծ է:

 

Քանի որ փաստաթղթերի կառավարման համակարգի շրջանակներում պահպանված բովանդակությունը, որպես կանոն, համապարփակ է, լավ նախագծված փաստաթղթերի կառավարման համակարգը օժանդակում է տեղեկատվությունը հեշտ գտնելու և փոխանակելու գործընթացին: Դա կատարվում է որոնման բարդ գործիքների միջոցով և պահպանվող փաստաթղթերի տեղեկատվությանը ավելացնելով դասակարգման սխեմաներ կամ համակարգումներ (taxonomies):

 

Ի՞նչ է փաստաթղթերի կառավարման համակարգը

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը հիմնականում կենտրոնացած է համապարփակ էլեկտրոնային տվյալների ռեսուրսների պահպանման և փաստաթղթի ձևով արտածման վրա: Ընդհանրապես, ՓԿՀ նախատեսված է օգնելու կազմակերպություններին կառավարել փաստաթղթերի ստեղծումը և հոսքը` կենտրոնացված շտեմարանի ապահովման միջոցով: ՓԿՀ գործավարությունն ընդգրկում է բիզնես կանոններն ու մետատվյալները:

 

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգը համակարգչային համակարգ է (կամ համակարգչային ծրագրերի խումբ), որն օգտագործվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերը և/կամ թղթային փաստաթղթերի պատկերները հետևելու և պահպանելու համար: Փաստաթղթերի կառավարման համակարգ տերմինը մասամբ համընկնում է բովանդակության կառավարման համակարգերի հասկացությունների հետ: Այն հաճախ դիտարկվում է որպես ձեռնարկության բովանդակության կառավարման (ՁԲԿ) համակարգի բաղադրիչ և վերաբերում է թվային ակտիվների կառավարմանը, փաստաթղթերի պատկերների մշակմանը, գործավարության համակարգերին և արձանագրությունների կառավարման համակարգերին:

 

Փաստաթղթերի կառավարման լավագույն համակարգ

Շուկայում առկա են փաստաթղթերի կառավարման ծրագրային ապահովման շատ տարբեր մակարդակներ, բայց փաստաթղթերի կառավարման լավագույն համակարգերը պետք է ունենան առնվազն հետևյալ հնարավորությունները`

  • կենտրոնացած է փաստաթղթերի կառավարման վրա, թեև նրանք հաճախ ընդունակ են կառավարելու այլ «էլեկտրոնային տեղեկատվություն», ինչպիսիք են օրինակ նկարները, ֆիլմերի ֆայլեր և այլն
  • տեղեկատվության (փաստաթղթի) յուրաքանչյուր միավոր համապարփակ է
  • փաստաթղթերի միջև կապերը քիչ են`եթե այդպիսիք կան, (դրանք կարող են միավորվել առարկաների «խմբավորման» միջոցով, օգտագործելով դասակարգման սխեման կամ համակարգումը/տաքսոնոմիան)
  • հիմնականում կենտրոնացած է փաստաթղթերի պահպանման, արխիվացման և փաստաթղթի կենսափուլի կառավարման գործընթացների վրա, այդ թվում դիտարկվում է նաև փաստաթղթի վավերականության ժամկետը
  • ընդգրկում է հզոր գործավարություն բիզնես գործընթացները փաստաթղթերի կառավարմանը միավորելու համար
  • ուղղված է փաստաթղթերն իրենց սկզբնական ձևաչափով պահպանմանը և ներկայացմանը (չի սահմանափակվում MS-Office փաթեթով, այլ ներառում է տեղեկատվության պահպանման տարբեր ձևաչափեր)
  • փաստաթղթի հասանելիությունը կարող է սահմանափակվել թղթապանակի կամ փաստաթղթի մակարդակով, և կարող են կիրառվել անվտանգության այլ մոդելներ
  • վեբ էջեր ստեղծելու սահմանափակ հնարավորությունը (որը հարմար է ներքին ցանցերի (intranets), բայց ոչ համացանցերի (internets) համար), որպես կանոն, ներկայացնում է մեկ էջ յուրաքանչյուր փաստաթղթի համար:

 

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հիմնական տարրերը

Փաստաթղթերի կառավարման արդյունավետ լուծումը մասնավորեցնում է հետևյալ հարցերը`

  • Ինչ տիպի փաստաթղթեր և այլ բովանդակություն կարող է ստեղծվել կազմակերպության շրջանակներում:
  • Ինչ ձևանմուշ օգտագործել փաստաթղթի յուրաքանչյուր տիպի համար:
  • Ինչ մետատվյալներ ապահովել փաստաթղթի յուրաքանչյուր տիպի համար:
  • Որտեղ պահպանել փաստաթուղթը կենսափուլի յուրաքանչյուր փուլում:
  • Ինչպես վերահսկել փաստաթղթի հասանելիությունը նրա կենսափուլի յուրաքանչյուր փուլում:
  • Ինչպես տեղափոխել փաստաթղթերը կազմակերպության ներսում, երբ աշխատանքային խմբի անդամները օժանդակում են փաստաթղթերի ստեղծմանը, վերանայմանը, հաստատմանը, հրապարակմանը և դասավորությանը:
  • Ինչպիսի քաղաքականություններ կիրառել փաստաթղթերի կառավարման համար, որպեսզի փաստաթղթի հետ կապված գործողությունները ենթարկվեն աուդիտի, փաստաթղթերը պահպանվեն կամ տրամադրվեն պատշաճ կերպով, և պահպանվի կազմակերպության համար  կարևոր բովանդակությունը:
  • Արդյոք փաստաթղթի ձևաչափը պետք է փոխվի, երբ այն անցնում է իր կենսափուլի քայլերով:
  • Ինչպես են փաստաթղթերը դիտարկվում որպես կորպորատիվ արձանագրություններ, ինչը պետք է պահպանվի իրավական պահանջներին և կորպորատիվ ուղեցույցներին համապատասխան:

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի առավելությունները

Փաստաթղթերի կառավարման համակարգն ունի հետևյալ առավելությունները`

 

Ճկուն որոնում, արտածում
ՓԿՀ ստեղծում է փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատկերներ և դրանք պահպանում է կենտրոնացված պահոցում: Ավելի քիչ ժամանակ է ծախսվում փաստաթղթերը դասակարգելու համար, քանի որ դրանք կարելի է որոնել և արտածել առանց տեղից վերկենալու: ՓԿՀ օգտվողները կարող են նաև փաստաթղթերի որոնմանը զուգահեռ` մուտք գործել այլ համակարգեր, որոնք հասանելի են համակարգչի աշխատանքային սեղանից (desktop):

 

Ճկուն ինդեքսավորում
Փաստաթղթերի կառավարման համակարգում պահպանված փաստաթղթերի պատկերները կարող են ինդեքսավորվել մի քանի տարբեր եղանակներով միաժամանակ:

 

Բարելավված, ավելի արագ և ճկուն որոնում
ՓԿՀ կարող է փաստաթղթում առկա ցանկացած բառով կամ արտահայտությամբ արտածել ֆայլեր, ինչը հայտնի է որպես ամբողջական տեքստի որոնում, կարողություն, որն անհնար է թղթի պարագայում: ՓԿՀ կարող է կիրառել նաև եզակի կամ բազմակի համակարգումներ կամ դասակարգումներ թղթապանակի փաստաթղթերի նկատմամբ, ինչը թույլ է տալիս փաստաթղթերի «Եզակի օրինակը» դասակարգել և պահպանել մի քանի եղանակով` մի հանգամանք, որը հնարավոր չէ թղթի պարագայում:

 

Վերահսկվող և բարելավված փաստաթղթի բաշխում
Պատկերների ստեղծումը հեշտացնում է ցանցի միջոցով` էլեկտրոնային փոստով կամ Վեբի միջոցով, վերահսկվող եղանակով, էլեկտրոնային տարբերակով փաստաթղթերի փոխանակումն աշխատակիցների և պատվիրատուների հետ: Թղթային փաստաթղթերը սովորաբար համատեղ օգտագործման համար թվայնացվում են: Ինչն ապահովում է ծախսերի խնայողություն` նվազեցնելով հավելյալ ծախսերը, որոնք կապված են փաստաթղթի թղթային տարբերակների բաշխման հետ, ինչպիսիք են տպագրությունը և փոստային ծախքերը և վերացնում է թղթային տեղեկատվության տրամադրմանը բնորոշ հետաձգումները:

 

Բարելավված անվտանգություն
ՓԿՀ կարող է տրամադրել ավելի լավ, ավելի ճկուն վերահսկողություն գաղտնի փաստաթղթերի նկատմամբ: Շատ ՓԿՀ լուծումներ թույլ են տալիս օգտվել փաստաթղթերից, որոնք տարբեր խմբերի ու անհատների համար վերահսկվում են թղթապանակի և/կամ փաստաթղթի մակարդակով: Թղթային փաստաթղթերը, որոնք պահպանվում են ավանդական դարձած արխիվային սենյակում կամ արխիվապահոցում, ունեն նույն մակարդակի անվտանգություն, այսինքն, եթե կան աշխատակիցներ, որոնք ունեն  արխիվապահոցի մուտքի իրավասություն, ապա նրանց հասանելի է այնտեղ գտնվող բոլոր նյութերը: ՓԿՀ տրամադրում է նաև աուդիտորական հնարավորություն կատարված փոփոխությունների համար, թե ով է դիտել, կամ ով և երբ է փոփոխել փաստաթուղթը, ինչը դժվար է կատարել թղթային տարբերակի դեպքում:

 

Աղետների վերականգնում
ՓԿՀ ապահովում է հեշտ ճանապարհ փաստաթղթերի կրկնօրինակների ստեղծման և ֆիզիկապես այլ տարածքում պահպանման և աղետների վերականգնման համար` ապահովելով արխիվներ և աղետի վերականգնման արդյունավետ ռազմավարություն: Թուղթ  ծանրաշարժ ու թանկ միջոց է արձանագրությունների կրկնօրինակներ ստեղծելու համար և խոցելի է հրդեհներից, ջրհեղեղներից և այլն:

 

Ոչ մի կորած ֆայլ
Կորած փաստաթղթերը փոխարինելը կարող է թանկ և ժամանակատար լինել: ՓԿՀ շրջանակներում, պատկերային փաստաթղթերը պահպանվում են կենտրոնացված,  դիտելու դեպքում չեն կորչում կամ սխալ տեղ դրվում: Քիչ հավանական է, որ նոր փաստաթղթերը սխալ արխիվացվեն, և եթե անգամ սխալ են պահպանվում, կարող են արագ և հեշտությամբ հայտնաբերվել և տեղափոխվել ընդլայնված որոնման մեխանիզմների միջոցով:

 

Թվային արխիվացում
Փաստաթղթերի արխիվային տարբերակները փաստաթղթերի կառավարման համակարգում պահպանելն օգնում է պաշտպանել թղթային փաստաթղթեր, որոնք դեռևս պետք է պահպանել բազմակի օգտագործումից և պահպանում է էլեկտրոնային փաստաթղթերը սկզբնական ձևաչափով, ինչպիսիք են Microsoft Word կամ Excel:

 

Բարելավված կարգավորող համապատասխանություն
Անհամապատասխանության ռիսկը շատ դեպքերում հանգեցնում է տուգանքների, գործունեության լիցենզիայի դադարեցման, կամ որոշ դեպքերում պահառության պատիժների, աուդիտի անցկացման դեպքում այն նվազեցվում է, և շատ դեպքերում նույնիսկ հեռացվում: Անվտանգության վերահսկման, աուդիտի վերահսկման, արխիվացման և աղետների վերականգման համակցությունը ապահովում է, որ կազմակերպությունը կարող է վավերացնել պահված տեղեկությունների իսկությունը և համապատասխանել կանոնակարգերին և պահանջներին:

 

Նվազեցված արխիվային տարածք
Փաստաթղթերի թվայնացումը (սքանավորումը) և դրանց ինտեգրումը  փաստաթղթերի կառավարման համակարգին, կարող է մեծապես փոքրացնել հիմնական արխիվային տարածքը, որը պահանջվում է թղթային տարբերակների պահպանման համար: Այն նաև թույլ է տալիս ցանկացած փաստաթուղթ, որն օրենքի շրջանակում դեռ պետք է պահպանվի նաև թղթային տարբերակով, պահպանել ոչ թանկարժեք պայմաններով կահավորված վայրերում:

 

Բարելավված ներքին գործառնություններ
Գործընթացների իրականացման նվազեցված ժամանակը, որն ապահովվում է շոշափելի առավելությունների առկայության արդյունքում, կազմակերպության ներսում բարելավում է բոլոր գործառույթների առօրյա գործառնությունները` տանելով դեպի տեղեկատվության բարելավված հոսքի, աշխատակազմի կողմից հարցեր և առաջացած խնդիրներ լուծելու իրենց կարողության արդյունավետության բարձրացման, և ընդհանուր առմամբ «բարեկեցության» գործոնի առկայության:

 

Մրցակցային առավելություններ
Նույն տեղեկատվությունը, որ նախկինում պահվում էր որպես թուղթ, այժմ կարող է բաժանվել պատվիրատուներին և թիրախային լսարաններին էլեկտրոնային տարբերակով: «Շուկայում դիրքավորման համար անհրաժեշտ ժամանակի նվազեցման» արդյունքում ապրանքների, ծառայությունների, սպասարկման համար էլեկտրոնային տարբերակով տրամադրված տեղեկատվությունը ապահովում է մրցակցային առավելություններ առկա մրցակիցների նկատմամբ (կամ այն հեռացնում է մրցակցային թերությունը, եթե նրանք արդեն կիրարկել են ՓԿՀ):

 

Հաճախորդների բարելավված սպասարկում և բավարարվածություն
Պատասխանի նվազեցված ժամանակը, պրոֆեսիոնալ, ճշգրիտ պատասխանը առավել վերահսկելի գործընթացների իրականացմամբ նվազեցնում են այն ժամանակը, որն անհրաժեշտ է հաճախորդների կողմից բարձրացված հարցերի բավարարման համար և աշխատակազմին թույլ են տալիս ռեսուրս հատկացնել այլ առանցքային բիզնես գործունեությունների իրականացման համար:

 

Պահպանել Մտավոր կապիտալը - Կազմակերպչական գիտելիքներ
Նոր կամ փոփոխված փաստաթղթավորման արդյունքում տեղեկատվությունը չի հանդիսանում որոշ աշխատակիցների սեփականություն և կարող է հեշտությամբ տրամադրվել ընկերության ստորաբաժանումներին` ավելացնելով այդ տեղեկատվության արժեքը կազմակերպության համար:






 
 
© 2017 Association of Modern Technologies Professionals